Сервисы для создания диаграммы ганта + пример реализации

Как создать в Intasker?

Здесь не придется дополнительно создавать информационный массив с перечнем задач – они создаются в ходе ежедневной работы с системой. Поэтому достаточно просто кликнуть по соответствующей кнопке – и сервис автоматически выстроит соответствующий график.

При этом сохраняется удобство редактирования исходной информации – вы сможете изменить сроки и приоритетность задач, добавить новые этапы, удалить те или иные задания без какого-либо вреда для внешнего вида диаграммы. Если в Excel любое изменение может обернуться глобальным нарушением логики отображения графика, то в Intasker вы защищены от такого итога.

Кроме того, с формируемыми здесь графиками удобно работать дистанционно, они могут использоваться в совместной деятельности. При изменении статуса и сроков задач, добавлении к ним комментариев и т.д. все ответственные лица получают уведомления на почту и в Телеграм.

Как видно, работать с диаграммами Ганта в специализированной системе управления проектами существенно легче и удобнее, чем в универсальных табличных редакторах Excel и Google.Таблицы. Кроме того, в Intasker вы одновременно можете использовать и широчайший арсенал других инструментов.

Область применения

Основная область применения графика Ганта — планирование проектов и планов. Это нужно во многих отраслях, и для разработки планов и слежения за сроками выполнения. Как никак, её применяют и в быту (как в первом примере — провести ремонт без плана действий будет сложно), и в производстве, и в управлении проектами. Подробнее об областях применения:

В системах управления компанией

Управление компанией не может обойтись без планирования каких-либо задач и назначения сроков. При этом, многие задачи в управлении зависят друг от друга, и вручную трудно вычислить, когда надо начать и закончить какую-либо задачу. Также показывает нагруженность каждого сотрудника и время, необходимое на завершение какой-либо цели.

В проектах

Как и было упомянуто ранее, одной из основных областей применения графика Ганта является планирование и разработка каких-либо проектов. Это могут быть как бытовые (ремонт, строительство), так и бизнес-планы (заключение сделки, запуск бренда). Планирование проектов неразрывно связано с корректировкой планов, уточнениями и наблюдением за временем. Всё это удобнее проводить при помощи этой диаграммы. Она поможет вам не запутаться при расписании какого-либо плана и достичь более высокого качества проекта.

В управлении процессами в промышленном производстве

Для старта производства определенной продукции всегда нужно выполнить какие-либо процессы по порядку: согласование ТЗ, поддержка оборудования, расчет цен и прочее. Ни одно предприятие не сможет запустить производство, не распланировав его. Именно для этого используют графики Ганта, и на каждый этап производства дается определенный срок. Как — никак, в промышленности порядок играет важную роль, а каждая задача как нигде зависима от другой.

В строительстве

Не менее важно планирование и в строительстве. В этой отрасли диаграммы Ганта и были использованы впервые

В XX веке такие графики помогали точно рассчитать время и растраты на любой строительный проект.

Пример — план работ по модернизации водной и канализационной систем, куда входят: комплектация (закупка стройматериалов), обустройство канализационных шахт (определить места выхода, отделать стены и пол, провесть трубы) и работы по водоснабжению (определить места выхода воды, горячей и холодной). Всё это выполнить в срок будет сложно, если не использовать диаграмму Ганта.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Гантта, американского инженера-механика и консультанта по вопросам управления, который изобрел этот график еще в 1910-х годах. Диаграмма Ганта в Excel представляет собой проекты или задачи в виде каскадных горизонтальных гистограмм. Диаграмма Ганта иллюстрирует структуру разбивки проекта, отображая даты начала и окончания, а также различные отношения между действиями проекта и таким образом помогает отслеживать задачи по сравнению с запланированным временем или предопределенными вехами.

Диаграмма Ганта в Excel – Пример диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта в Excel шаблон

Вы можете видоизменить свою диаграмму Ганта в Excel различными способами, изменяя цвет заливки, цвет границы, тень и даже применяя трехмерный формат. Все эти параметры доступны в окне «Формат данных».

Когда вы создали свой дизайн, хорошей идеей будет сохранить диаграмму Ганта в Excel как шаблон для будущего использования. Для этого щелкните правой клавишей мыши в области диаграммы, и выберите пункт «Сохранить как шаблон» в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Сохранить шаблон диаграммы Ганта в Excel

Это интересно: В чем разница между hdmi и displayport – выбираем лучший стандарт

Пример диаграммы Ганта

Даже если вы никогда про диаграмму Ганта не слышали, то точно ее видели.

Например (все примеры из сети):

Или вот:

Или вот:

Или вот (с дополнительным разрезом по функциям – HR, Marketing и т.д.):

По вертикали – задачи, по горизонтали – время. Все. Просто и гениально. Видно, что за чем следует, что с чем пересекается, длительность задач, и в каком порядке выполняются задачи. Считай, весь календарный план как на ладони. При желании и необходимости дополнительно можно нанести любую другую информацию – вехи, ответственных, процент выполнения, состояние (например, красным там, где все плохо), но все-таки диаграмму лучше сильно не перегружать, чтобы она оставалась читаемой и понятной для восприятия.

Важно понимать, что диаграмма – это просто инструмент визуализации и коммуникации календарного плана, какой-то самоценности она не имеет. А то мне тут попалась недавно на vc.ru вакансия с интересным требованием про “опыт построения диаграмм”, сразу видно, что вакансия – авторства HRа, писал ее человек вообще “не в теме” проектного управления

Создание и редактирование диаграммы Ганта

Обратите внимание, для использования некоторых инструментов редактирования этапов (добавление, удаление и установка уровней), курсор должен располагаться в колонке с наименованиями этапов – то есть выделяется этап (диапазон) только в колонке «План производства». Для добавления, удаления или установки уровней можно использовать основное или контекстное меню, или горячие клавиши

Для вызова контекстного меню используется правая клавиши мыши.

Для добавления, удаления или установки уровней можно использовать основное или контекстное меню, или горячие клавиши. Для вызова контекстного меню используется правая клавиши мыши.

Наименования задач (этапов) редактируется вводом с клавиатуры или двойным щелчком мыши (редактирование строки). Для редактирования дат и стоимости используются формы. Причем, для добавления стоимости в этап, прежде нужно создать справочник ресурсов. То есть стоимость каждого конкретного этапа не является абстрактной, но относится на определенный ресурс (ресурсы). Таким образом, при расчете «Плана производства» диаграмма Ганта трансформируется в следующий план затрат «на реализацию этапов производства».

Добавить (вставить) задачу

Для добавления новой задачи (нескольких задач) установите курсор в конце списка задач (на первой пустой строке), и нажмите «добавить» или «F2». Для добавления нескольких задач выделите соответствующий диапазон после списка задач.

Выберите пункт меню «Главное меню → Диаграмма Ганта → Добавить задачу» или «Контекстное меню → Добавить задачу» (контекстное меню вызывается правой кнопкой мыши), тоже самое – F2.

Вы можете также вставить одну задачу в список задач, используя пункт меню «вставить» («добавить») или «F2». Для этого расположите курсор на том месте, куда хотите вставить новую задачу:

Удалить задачу

Обратите внимания, нельзя удалять первый этап (задачу) и все итоговые этапы. Чтобы удалить итоговый этап, нужно прежде удалить все подчиненные задачи.

Для удаления нескольких этапов выделите соответствующий диапазон. При этом, удаляемые этапы должны быть одного уровня вложенности, то есть, этапы на разных уровнях удаляются по отдельности.

Выберите пункт меню «Главное меню → Диаграмма Ганта → Удалить задачу» или «Контекстное меню → Удалить задачу» (контекстное меню вызывается правой кнопкой мыши), тоже самое – Del.

На уровень ниже

Функция «На уровень ниже» устанавливает подчиненность всех выделенных задач (выделенного диапазона) одной задаче, которая расположена над диапазоном. Сначала нужно выделить диапазон, затем вызвать функцию, как показано на рисунке:

После выполнения функции, для подчиненных задач будет установлен 3-й уровень вложенности, а в главной задаче будут отображены предельные даты и суммарная стоимость подчиненных задач.

В некоторых случаях, перед выполнением функции, подчиненные задачи следует разгруппировать, т. е. выполнить обратную функцию «На уровень выше». В этом случае, программа выдаст соответствующие сообщения.

На уровень выше

Функция «На уровень выше» отменяет ранее установленную подчиненность всех выделенных задач (выделенного диапазона) той задаче, которая расположена над диапазоном. Сначала нужно выделить диапазон, затем вызвать функцию.

После выполнения функции, подчиненность всех выделенных задач (выделенного диапазона) будет отменена, и для них будет установлен 2-й уровень вложенности.

В некоторых случаях, для отмены подчиненности одной конкретной задачи, сначала следует разгруппировать все подчиненные задачи, а затем заново установить уровни подчиненности (вложенности). В случае ошибки, программа выдаст соответствующие сообщения.

Полностью редактировать можно только подчиненные или независимые задачи, в итоговых задачах можно редактировать только наименование.

Установить даты начала, окончания и длительность

1 вариант. Вызов формы редактирования календаря – один клик по активной ссылке в колонке «Начало», тоже самое – F2.

В форме редактирования календаря можно установить «дату начала» и «длительность» задачи, передвигая бегунок. Дату окончания устанавливать не нужно, она рассчитывается автоматически – как сумма «даты начала» и «длительности».

2 вариант. Вызов формы редактирования календаря – один клик по активной ссылке в колонке «Стоимость», и выбрать вкладку «Задача», тоже самое – F2.

Программа устанавливает ограничения ввода «дат» и «длительности» в пределах периода проекта (в пределах 36-ти месяцев).

Методологические основы работы

Еще один пример. Вашей компании нужно запустить производство какого-либо продукта. Первое в любом проекте — его план. Для его создания расписываются все нужные для этого мероприятия с их сроками. Это может быть согласование ТЗ, расчет цен на производство, заключение сделки, маркетинговые исследования рынка и многое другое. Без использования диаграммы Ганта выполнение всех задач в нужный срок будет практически невозможным, поэтому следует расписать все мероприятия и сроки в графике и следить за их выполнением в нужное время. Так, использовав график, получится провести нужные работы в срок и отследить время, нужное на полное выполнение плана. Помимо задач и дат, на этой схеме можно записать и отслеживать многие другие данные, например:

• Даты (начало работы и выполнения первой задачи, даты для каждого звена в плане и дата окончания проекта).
• Общие сроки работы по проекту.
• Ответственные ресурсы за каждую задачу.
• Трудоемкость.
• Процент выполнения.

И другие важные данные, для каждого проекта — свои.

Сделать календарный план не составляет никаких сложностей, нужно просто разобраться в этом и регулярно обновлять данные.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Гантта, американского инженера-механика и консультанта по вопросам управления, который изобрел этот график еще в 1910-х годах. Диаграмма Ганта в Excel представляет собой проекты или задачи в виде каскадных горизонтальных гистограмм. Диаграмма Ганта иллюстрирует структуру разбивки проекта, отображая даты начала и окончания, а также различные отношения между действиями проекта и таким образом помогает отслеживать задачи по сравнению с запланированным временем или предопределенными вехами.

Диаграмма Ганта в Excel – Пример диаграммы Ганта

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это инструмент, помогающий управлять проектами, планировать задачи и структурировать рабочий процесс. 

Диаграмма Ганта изображается в виде столбчатого графика, состоящего из двух осей:

• Вертикальная. Это список задач.
• Горизонтальная. Она является таймлайном.

Между осями расположены горизонтальные полосы, которые обозначают проекты, задачи или подзадачи. Протяженность полос зависит от сроков их длительности.

Диаграмма названа в честь Генри Ганта, который изобрел ее между 1910 и 1915 годами. Однако первый аналог этого инструмента был разработан еще в 1896 году польским ученым Каролем Адамецким. Он называл этот способ планирования гармонограммой.

Работа Адамецкого была опубликована на польском и только в 1931 году, поэтому труды экономиста не получили мировой славы.

Диаграмма Ганта помогает руководителям и менеджерам проектов сделать рабочий процесс более прозрачным и понятным каждому участнику, а также разделить сложные и длительные проекты на этапы и задачи. Все это значительно облегчает взаимодействие в команде, экономит время и повышает продуктивность.

Теперь, когда вы знаете, что такое диаграмма Ганта, давайте рассмотрим несколько примеров этого инструмента управления проектами.

Как строится диаграмма Ганта и из чего она состоит

Диаграмма состоит из блоков, расположенных на двух осях: по вертикали располагаются задачи, из которых состоит проект, а время, запланированное на их выполнение, служит горизонтальной осью диаграммы Ганта.

Начала горизонтальных полос — время, когда задача начинает выполняться, конец линии, соответственно, — запланированное время окончания. Задачи могут (но вовсе не обязаны) быть зависимы друг от друга. В таких случаях между ними создается линия взаимосвязи, обозначаемая стрелкой.

На иллюстрации выше вы видите, как вертикальной линией отмечен на диаграмме сегодняшний день: граница, разделяющая уже выполненное и то, что еще в процессе. Также по ней можно судить о степени выполнения задач — по заполненности цветом соответствующих им линий. Инструменты для создания диаграмм Ганта позволяют маркировать задачи различными цветами, вводя визуальное кодирование разных категорий, например, выделив красным то, что связано с программированием, а желтым — с дизайном.

Еще одной важной частью планирования по этому методу являются вехи. Ими отмечаются узловые моменты проекта, показывающие дедлайн по нескольким задачам, а значит, закрытие целого этапа проекта

Одно из главных свойств диаграммы Ганта, про которые нельзя забывать, — это инструмент планирования. Диаграмма гибка и задачи в ней взаимосвязаны. Так что сдвиг сроков одной может приводить к изменению времени выполнения остальных и увеличению (или уменьшению) времени реализации всего проекта.

Добавление задач в Wrike

Когда вы будете готовы отразить свои планы на Диаграмме Ганта, вы можете находиться в одной из двух ситуаций:

1. График работы уже спланирован.
2. Календарный план выполнения задач еще не создан.

В обоих случаях прежде всего следует занести все задачи в Wrike.

Лучше всего это сделать, открыв список задач. В нем можно использовать функцию быстрого добавления, чтобы перенести все ваши задачи в рабочее пространство с минимальными усилиями.

1. Выберите нужный проект или папку, куда вы хотите добавить задачи.
2. Нажмите «+ Новая задача» (+ New Task) вверху списка задач.
3. Введите имя задачи и нажмите клавишу Enter.
4. Повторяйте эти шаги, пока все ваши задачи не будут занесены в рабочее пространство.

Чтобы все задачи отображались на диаграмме, им нужно назначить сроки выполнения. Быстро указать даты можно с помощью специальных кнопок в списке задач:

1. Наведите курсор на правую часть поля задачи в списке, и на экране появится значок календаря.
2. Нажмите на значок и выберите сроки выполнения каждой задачи.
3. Если вам известна продолжительность задачи (сколько времени займет ее выполнение), то можете указать и ее.

Управление проектами онлайн на Диаграмме Ганта

Не нужно отмечать задачи как вехи, если только речь не идет о завершении проекта (например, о планируемом запуске, событии, к которому идет подготовка, или об окончательном сроке). В большинстве проектов в качестве вехи следует выбирать только одну задачу. Если у вас есть сомнения, можете указать вехи позже.

Если вы находитесь во второй ситуации (график еще не составлен), установите для всех ваших задач одну и ту же дату — близкую к ориентировочной дате начала проекта. Так вы сможете отобразить свои задачи на Диаграмме Ганта, а затем легко изменить даты, перетащив их.

Доработка календарного плана

После занесения в Wrike всех ваших задач и сроков их выполнения можно приступить к работе с Диаграммой Ганта.

Настройка дат начала и завершения задач

Теперь, когда вы видите визуальное отображение календарного плана, тщательно его проверьте и при необходимости исправьте.

Если календарный план еще не составлен, то сейчас самое время расставить задачи на временной шкале, присвоив им даты начала и окончания. Это можно сделать простым перетаскиванием. При составлении плана учитывайте, в каком порядке должны выполняться задачи.

Закончив составление календарного плана, выберите дату завершения проекта в качестве вехи, если не сделали этого раньше. На временной шкале она будет помечена флажком. Выбор вехи полезен тем, что если вы станете сдвигать задачи вперед или назад по временной шкале, веха останется на месте. Вехи необходимы в проектах с фиксированной датой выполнения, которую нельзя изменить (например, если вы заранее объявили о дате запуска, или клиент установил для вас жесткие сроки). Выберите задачу, которую хотите указать в качестве вехи, нажмите «Превратить в веху» (Convert to milestone) и тщательно проверьте точность указанной даты.

Настройка зависимостей 

Одна из основных целей использования Диаграммы Ганта — это настройка зависимостей между задачами. Задачи могут зависеть от начала или окончания других задач. Связать их можно одним из четырех способов:

1. Задача A не может начаться, пока не будет завершена задача Б.
2. Задача A не может начаться, пока не будет начата задача Б.
3. Задача A не может быть завершена, пока не будет завершена задача Б.
4. Задача A не может быть завершена, пока не будет начата задача Б.

Если единственная зависимость в вашем календарном плане относится к вехе (например, событие-веха не может завершиться, пока не будут выполнены все задачи), свяжите все задачи с вехой. Зависимость задач  также устанавливается путем перетаскивания. Перетащите линию от начала или окончания задачи А к началу или окончанию задачи Б, чтобы настроить связь.

Если зависимости установлены правильно, после изменения срока начала или окончания одной из задач сроки всех связанных с ней задач будут перенесены автоматически.

Canva

Инструмент позволит вам планировать задачи и подзадачи проектов, расположив их во временной шкале. Вам будет доступно более 20 видов профессиональных графиков, и большое количество шаблонов, которые разработаны профессиональными дизайнерами. Также есть возможность редактировать шаблоны под свои цели. Диаграмму можно скачать в высоком разрешении, и легко вставить в любую презентацию.

Еще один важный элемент диаграммы – цвета. При помощи цветового круга вы можете выбрать любой оттенок, для графиков, а также текста. Кроме того, Canva позволяет вести корпоративную работу с любой точки мира.

Как достигать целей на практике

Теперь вы знаете, как прописывать SMART-цели для себя и своей команды. Но достижение поставленных целей — это совершенно другая задача.

Вот еще несколько советов, которые помогут вашей команде добиться успеха в достижении результата.

1. Запишите свою цель

Вы поставили себе цель, что теперь? Пускай живет у вас в голове, пока вы ее не достигните? Нет. Ее следует записать.

Краткое изложение цели будет служить напоминанием о том, к чему стремитесь вы и ваша команда. Но здесь также играет свою роль и нейробиология.

Согласно исследованию, проведенному доктором Гейлом Мэтьюсом, профессором психологии Доминиканского университета Калифорнии, если регулярно прописывать свои цели, вероятность того, что они будут достигнуты, увеличивается на 42%.

Так что доставайте ручку и бумагу. Работает это эффективнее, чем может казаться.

2. Следите за прогрессом

Люди часто испытывают возбуждение и всплеск адреналина, когда берутся за новое дело. Но со временем это ощущение сходит на нет. Именно поэтому столько новогодних обещаний уже к февралю оказываются позабытыми.

Мало чего можно достичь в мгновение ока

На то, чтобы добраться до финишной прямой, уйдет время, и важно регулярно отслеживать прогресс, чтобы вы или ваша команда не сбились с курса

Например, Катерине следует работать в программе для управления проектами, например, в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO, чтобы все видели задачи, сроки, дедлайны, загрузку и могли с легкостью общаться.

Постоянные напоминания и возможность осуществления обратной связи поможет поддерживать мотивацию, что особенно важно для долгосрочных целей, на достижение которых могут уйти месяцы или даже годы. 3. Празднуйте победы, даже самые маленькие

Празднуйте победы, даже самые маленькие

3. Празднуйте победы, даже самые маленькие

Многим кажется, что стоит праздновать успех только тогда, когда цель полностью достигнута. Но это не так. На самом деле, если вознаграждать себя и команду даже за выполнение небольших задач, это поможет двигаться в нужном направлении.

Если не особо углубляться в научную теорию, вот что происходит в вашем мозге: концентрация содержащегося в нем вещества под названием дофамин резко увеличивается перед тем, как должно произойти что-то важное. Согласитесь, что выполнение поставленной задачи – это важное событие. Если ставить небольшие цели и каждый раз хвалить себя, когда они достигнуты, можно увеличивать концентрацию дофамина, а вам будет проще соблюдать дедлайны проекта

Если ставить небольшие цели и каждый раз хвалить себя, когда они достигнуты, можно увеличивать концентрацию дофамина, а вам будет проще соблюдать дедлайны проекта.

Диаграммы как инструмент управления процессами

Считается, что первым, кому пришла в голову идея визуализировать производственные процессы в виде диаграммы, был польский инженер Карол Адамецки (1866-1933), посвятивший значительную часть своей жизни сталелитейной промышленности. В 1896 году он представил научной и производственной общественности так называемые гармонограммы (harmonogram) от слова «гармония». Заметим, что Адамецки является автором идеи гармонии в управлении, которая должна складываться из гармонии выбора, действия и духа.

Свои работы он публиковал на родном польском языке и русском, который выучил за время учебы в Санкт-Петербургском инженерно-техническом университете. Публикаций на английском не было, поэтому идея осталась незамеченной мировой общественностью. Тем не менее, работы Адамецки вызывают интерес до сегодняшнего дня и становятся объектом научного исследования нового поколения ученых .

Однако настоящий прорыв в разработке инструментария для контроля производственных процессов произошел в 1910 году. Именно тогда британским инженером и управленцем Генри Гантом (1861-1919) была предложена ленточная диаграмма, призванная решить проблему визуальной синхронизации и упорядочения разных составляющих единого целого.

Разные аспекты применения ленточной диаграммы описаны в работе Ганта Work wages and profits («Труд, заработная плата и доход») . Впоследствии автор развил свои идеи применительно к производственной сфере в книге Industrial leadership («Промышленное руководство») . Позднее был издан его труд Organizing for Work («Организация труда»), где Гант углубил свои прежние исследования .

Таким образом, вариант диаграммы, который предложил Генри Гант, нашел признание во всем цивилизованном мире. Диаграмма получила название по имени изобретателя, и по сей день в разных концах света самые разные данные сводят и обобщают при помощи изобретенной более 100 лет тому назад диаграммы Ганта.