Список в ячейке excel

Зависимые раскрывающиеся списки

Чтобы создать зависимые выпадающие списки, следуйте дальнейшей пошаговой инструкции:

1. Для начала вам нужно создать именованный диапазон. Перейдите во вкладку «Формулы», затем выберите «Диспетчер имён» и «Создать». Выделяем диапазон ячеек со значением, открываем вкладку «Формулы», нажимаем «Диспетчер имен»

   Нажимаем «Создать»

2. Введите имя и диапазон, затем нажмите «ОК». Если вы перед этим выделяли нужные ячейки мышкой, то диапазон будет указан автоматически. Также примите к сведению, что имя диапазона должно быть уникальным и не должно содержать знаков препинания с пробелами.

   Пишем имя «Деревья», нажимаем «ОК»

3. По такой же методике сделайте столько именованных диапазонов, сколько логических зависимостей хотите создать. В данном примере это ещё два диапазона: «Кустарники» и «Травы».

   Создаем таким же способом остальные диапазоны

4. Откройте вкладку «Данные» (в первом способе указан путь к ней) и укажите в источнике названия именованных диапазонов, как это показано на скриншоте. В поле «Источник» указываем ячейки с названием диапазонов, нажимаем «ОК»

   Выпадающий список с названием диапазона ячеек

5. Теперь вам нужно создать дополнительный раскрывающийся список по той же схеме. В этом списке будут отражаться те слова, которые соответствуют заголовку. Например, если вы выбрали «Дерево», то это будут «береза», «липа», «клен» и так далее. Чтобы осуществить это, повторите вышеуказанные шаги, но в поле ввода «Источник» введите функцию «=ДВССЫЛ(E1)». В данном случае «E1» – это адрес ячейки с именем первого диапазона. По такому же способу вы сможете создавать столько взаимосвязанных списков, сколько вам потребуется. В поле ввода «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ(E1)», нажимаем «ОК»

   Результат выпадающего связанного списка

Теперь вам известны несколько способов, как создать выпадающее меню в Excel-таблице. Это может пригодиться вам в ряде случаев, а особенно – в проверке данных. Выбор правильного способа должен осуществляться в зависимости от того, с каким типом таблицы вы работаете. Если это «одноразовая» таблица, то подойдёт первый способ – он быстрый и лёгкий. Если же таблица требует постоянных изменений, то лучше всего будет воспользоваться тем способом, который включает в себя создание «умных таблиц» и именованных диапазонов.

Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX

Чтобы воспользоваться этим способом, необходимо чтобы у вас была включена вкладка «РАЗРАБОТЧИК». По умолчанию эта вкладка отсутствует. Чтобы ее включить:

1. Нажмите на «Файл» в левом верхнем углу приложения.
2. Выберите пункт «Параметры» и нажмите на него.
3. В окне настройки параметров Excel во вкладке «Настроить ленту» поставьте галочку напротив вкладки «Разработчик».

Теперь вы сможете воспользоваться инструментом «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Во вкладке «РАЗРАБОТЧИК» нажмите на кнопку «Вставить» и найдите в элементах ActiveX кнопку «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Нажмите на нее.

Нарисуйте данный объект в excel выпадающий список в ячейке, где вам необходим выпадающий список.

Теперь необходимо настроить данный элемент. Чтобы это сделать, необходимо включить «Режим конструктора» и нажать на кнопку «Свойства». У вас должно открыться окно свойств (Properties).

С открытым окном свойств нажмите на ранее созданный элемент «Поле со списком». В списке свойств очень много параметров для настройки и вы сможете изучив их, настроить очень много начиная от отображения списка до специальных свойств данного объекта.

Но нас на этапе создания интересуют только три основных:

1. ListFillRange — указывает диапазон ячеек, из которых будут браться значения для выпадающего списка. В моем примере я указал два столбца (A2:B7 — дальше покажу как это использовать). Если необходимо только одни значения указывается A2:A7.
2. ListRows — количество данных в выпадающем списке. Элемент ActiveX отличается от первого способа тем, что можно указать большое количество данных.
3. ColumnCount — указывает сколько столбцов данных указывать в выпадающем списке.

В строке ColumnCount я указал значение 2 и теперь в списке выпадающие данные выглядят вот так:

Как видите получился выпадающий список в excel с подстановкой данных из второго столбца с данными «Поставщик».

Поделиться «3 способа как в экселе сделать выпадающий список»

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)

В правилах Проверки данных (также как и Условного форматирования ) нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа (см. Файл примера ):

Пусть ячейки, которые должны содержать Выпадающий список , размещены на листе Пример,

а диапазон с перечнем элементов разместим на другом листе (на листе Список в файле примера ).

Для создания выпадающего списка, элементы которого расположены на другом листе, можно использовать два подхода. Один основан на использовании Именованного диапазона , другой – функции ДВССЫЛ() .

Используем именованный диапазон Создадим Именованный диапазон Список_элементов, содержащий перечень элементов выпадающего списка (ячейки A 1: A 4 на листе Список ) . Для этого:

• выделяем А1:А4 ,
• нажимаем Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя
• в поле Имя вводим Список_элементов , в поле Область выбираем Книга ;

Теперь на листе Пример , выделим диапазон ячеек, которые будут содержать Выпадающий список .

• вызываем Проверку данных ;
• в поле Источник вводим ссылку на созданное имя: =Список_элементов .

Примечание Если предполагается, что перечень элементов будет дополняться, то можно сразу выделить диапазон большего размера, например, А1:А10 . Однако, в этом случае Выпадающий список может содержать пустые строки.

Избавиться от пустых строк и учесть новые элементы перечня позволяет Динамический диапазон . Для этого при создании Имени Список_элементов в поле Диапазон необходимо записать формулу = СМЕЩ(Список!$A$1;;;СЧЁТЗ(Список!$A:$A))

Использование функции СЧЁТЗ() предполагает, что заполнение диапазона ячеек ( A:A ), который содержит элементы, ведется без пропусков строк (см. файл примера , лист Динамический диапазон ).

Используем функцию ДВССЫЛ()

Альтернативным способом ссылки на перечень элементов, расположенных на другом листе, является использование функции ДВССЫЛ() . На листе Пример , выделяем диапазон ячеек, которые будут содержать выпадающий список, вызываем Проверку данных , в Источнике указываем =ДВССЫЛ(“список!A1:A4”) .

Недостаток : при переименовании листа – формула перестает работать. Как это можно частично обойти см. в статье Определяем имя листа .

Ввод элементов списка в диапазон ячеек, находящегося в другой книге

Если необходимо перенести диапазон с элементами выпадающего списка в другую книгу (например, в книгу Источник. xlsx ), то нужно сделать следующее:

• в книге Источник.xlsx создайте необходимый перечень элементов;
• в книге Источник.xlsx диапазону ячеек содержащему перечень элементов присвойте Имя , например СписокВнеш;
• откройте книгу, в которой предполагается разместить ячейки с выпадающим списком;
• выделите нужный диапазон ячеек, вызовите инструмент Проверка данных, в поле Источник укажите = ДВССЫЛ(“лист1!СписокВнеш”) ;

При работе с перечнем элементов, расположенным в другой книге, файл Источник . xlsx должен быть открыт и находиться в той же папке, иначе необходимо указывать полный путь к файлу. Вообще ссылок на другие листы лучше избегать или использовать Личную книгу макросов Personal.xlsx или Надстройки .

Если нет желания присваивать имя диапазону в файле Источник.xlsx , то формулу нужно изменить на = ДВССЫЛ(“лист1!$A$1:$A$4”)

СОВЕТ: Если на листе много ячеек с правилами Проверки данных , то можно использовать инструмент Выделение группы ячеек ( Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ). Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.

Примечание : Если выпадающий список содержит более 25-30 значений, то работать с ним становится неудобно. Выпадающий список одновременно отображает только 8 элементов, а чтобы увидеть остальные, нужно пользоваться полосой прокрутки, что не всегда удобно.

В EXCEL не предусмотрена регулировка размера шрифта Выпадающего списка . При большом количестве элементов имеет смысл сортировать список элементов и использовать дополнительную классификацию элементов (т.е. один выпадающий список разбить на 2 и более).

Например, чтобы эффективно работать со списком сотрудников насчитывающем более 300 сотрудников, то его следует сначала отсортировать в алфавитном порядке. Затем создать выпадающий список , содержащий буквы алфавита. Второй выпадающий список должен содержать только те фамилии, которые начинаются с буквы, выбранной первым списком. Для решения такой задачи может быть использована структура Связанный список или Вложенный связанный список .

Процесс создания списка

Чтобы сгенерировать всплывающее меню, следует кликнуть на пункты меню по пути «Данные» – «Проверка данных». Откроется диалоговое окошко, где надо найти вкладку «Параметры» и нажать по ней, если она до этого еще не была открыта. В нем есть множество настроек, но нам важен пункт «Тип данных». Из всех значений «Список» – это то, что надо.

1

Количество методов, которыми осуществляется ввод информации во всплывающий перечень, достаточно большое.

1. Самостоятельное указание элементов списка через точку с запятой в поле «Источник», расположенного на той же вкладке того же диалогового окна.

   2

2. Предварительное указание значений. В поле «Источник» содержится диапазон, где имеется необходимая информация.

   3

3. Указание именованного диапазона. Метод, повторяющий прошлый, но только необходимо предварительно назвать диапазон. 4

Любой из этих методов выдаст требуемый результат. Давайте разберем методы генерации раскрывающихся перечней в реальных ситуациях.

На основе данных из перечня

Допустим, у нас есть таблица, описывающая виды разных фруктов.

5

Для создания перечня в раскрывающемся меню, основываясь на этом наборе информации, нужно совершить такие действия:

Выбрать ячейку, отведенную под будущий перечень.
На ленте найти вкладку «Данные». Там осуществляем нажатие по «Проверка данных». 6

Найти пункт «Тип данных» и переключить значение на «Список». 7

В поле, обозначающем опцию «Источник», ввести нужный диапазон

Обратите внимание, что нужно указывать абсолютные ссылки, чтобы при копировании списка информация не смещалась. 8

Кроме этого, предусмотрена функция генерации списков сразу больше, чем в одной ячейке. Чтобы этого добиться, следует выбрать их все, и совершить аналогичные описанным раньше действия. Снова необходимо удостовериться, что записаны абсолютные ссылки. Если в адресе нет значка доллара возле названия колонки и ряда, то нужно их добавить путем нажатия клавиши F4 до тех пор, пока возле названия столбца и ряда не будет стоять знак $.

С ручной записью данных

В приведенной раньше ситуации перечень записывался путем выделения необходимого диапазона. Это удобный метод, но иногда необходимо вручную записывать данные. Это даст возможность избежать дублирования информации в рабочей книге.

Допустим, перед нами стоит задача создать список, содержащий два возможных варианта выбора: да и нет. Чтобы реализовать поставленную задачу, необходимо:

1. Нажать по ячейке, отведенной под перечень.
2. Открыть «Данные» и там отыскать знакомый нам раздел «Проверка данных».

   9

3. Снова выбираем тип «Список».

   10

4. Здесь в качестве источника необходимо ввести “Да;Нет”. Видим, что информация при ручном вводе вводится с использованием точки с запятой для перечисления.

После нажатия «ОК» у нас появился следующий результат.

11

Далее программой будет автоматически создано раскрывающееся меню в подходящей ячейке. Вся информация, которую пользователь указал качестве пунктов всплывающего перечня. Правила создания перечня в нескольких ячейках аналогичные предыдущим за тем лишь исключением, что следует указывать информацию вручную с использованием точки с запятой.

B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)

В правилах Проверки данных (также как и Условного форматирования) нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа (см. Файл примера ):

Пусть ячейки, которые должны содержать Выпадающий список, размещены на листе Пример,

а диапазон с перечнем элементов разместим на другом листе (на листе Список в файле примера ).

Для создания выпадающего списка, элементы которого расположены на другом листе, можно использовать два подхода. Один основан на использовании Именованного диапазона, другой – функции ДВССЫЛ() .

Используем именованный диапазон Создадим Именованный диапазон Список_элементов, содержащий перечень элементов выпадающего списка (ячейки A1:A4 на листе Список). Для этого:

• выделяем А1:А4,
• нажимаем Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя
• в поле Имя вводим Список_элементов, в поле Область выбираем Книга;

Теперь на листе Пример, выделим диапазон ячеек, которые будут содержать Выпадающий список.

• вызываем Проверку данных;
• в поле Источник вводим ссылку на созданное имя: =Список_элементов .

Примечание Если предполагается, что перечень элементов будет дополняться, то можно сразу выделить диапазон большего размера, например, А1:А10. Однако, в этом случае Выпадающий список может содержать пустые строки.

Избавиться от пустых строк и учесть новые элементы перечня позволяет Динамический диапазон. Для этого при создании Имени Список_элементов в поле Диапазон необходимо записать формулу = СМЕЩ(Список!$A$1;;;СЧЁТЗ(Список!$A:$A))

Использование функции СЧЁТЗ() предполагает, что заполнение диапазона ячеек (A:A), который содержит элементы, ведется без пропусков строк (см. файл примера , лист Динамический диапазон).

Используем функцию ДВССЫЛ()

Альтернативным способом ссылки на перечень элементов, расположенных на другом листе, является использование функции ДВССЫЛ() . На листе Пример, выделяем диапазон ячеек, которые будут содержать выпадающий список, вызываем Проверку данных, в Источнике указываем =ДВССЫЛ(«список!A1:A4») .

Недостаток: при переименовании листа – формула перестает работать. Как это можно частично обойти см. в статье Определяем имя листа.

Ввод элементов списка в диапазон ячеек, находящегося в другой книге

Если необходимо перенести диапазон с элементами выпадающего списка в другую книгу (например, в книгу Источник.xlsx), то нужно сделать следующее:

• в книге Источник.xlsx создайте необходимый перечень элементов;
• в книге Источник.xlsx диапазону ячеек содержащему перечень элементов присвойте Имя, например СписокВнеш;
• откройте книгу, в которой предполагается разместить ячейки с выпадающим списком;
• выделите нужный диапазон ячеек, вызовите инструмент Проверка данных, в поле Источник укажите = ДВССЫЛ(«лист1!СписокВнеш») ;

При работе с перечнем элементов, расположенным в другой книге, файл Источник.xlsx должен быть открыт и находиться в той же папке, иначе необходимо указывать полный путь к файлу. Вообще ссылок на другие листы лучше избегать или использовать Личную книгу макросов Personal.xlsx или Надстройки.

Если нет желания присваивать имя диапазону в файле Источник.xlsx, то формулу нужно изменить на = ДВССЫЛ(«лист1!$A$1:$A$4»)

СОВЕТ: Если на листе много ячеек с правилами Проверки данных, то можно использовать инструмент Выделение группы ячеек ( Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ). Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.

Примечание : Если выпадающий список содержит более 25-30 значений, то работать с ним становится неудобно. Выпадающий список одновременно отображает только 8 элементов, а чтобы увидеть остальные, нужно пользоваться полосой прокрутки, что не всегда удобно.

В EXCEL не предусмотрена регулировка размера шрифта Выпадающего списка. При большом количестве элементов имеет смысл сортировать список элементов и использовать дополнительную классификацию элементов (т.е. один выпадающий список разбить на 2 и более).

Например, чтобы эффективно работать со списком сотрудников насчитывающем более 300 сотрудников, то его следует сначала отсортировать в алфавитном порядке. Затем создать выпадающий список, содержащий буквы алфавита. Второй выпадающий список должен содержать только те фамилии, которые начинаются с буквы, выбранной первым списком. Для решения такой задачи может быть использована структура Связанный список или Вложенный связанный список.

Выпадающий список с быстрым поиском

Классический выпадающий список в ячейке листа Excel, сделанный через Данные – Проверка (Data – Validation) – простая и удобная штука, которую ежедневно применяют очень многие пользователи. Однако, у этого списка есть один весьма серьезный недостаток – в нём нет быстрого поиска по первым символам, т.е. фильтрации (отбора) только тех значений, куда введённый фрагмент входит как подстрока. Это серьезно ухудшает удобство пользования даже если в списке всего пара-тройка десятков позиций, а при нескольких сотнях убивает юзабилити напрочь.

Давайте рассмотрим как всё же реализовать подобный трюк. В качестве подопытного кролика возьмём список 250 лучших фильмов по версии IMDb:

Конечная цель – создать выпадающий список (ячейка G3), в котором можно будет быстро находить нужные фильмы, введя только жанр, год или фрагмент названия, например “гамп”.

Шаг 1. Определяем, кто нам нужен

Сначала нам нужно понять, какие из исходных ячеек нужно показывать в списке, т.е. определить содержится ли введённый в выпадающем списке текст (например, жанр “детектив”) в названии фильма. Для этого добавим слева от исходных данных еще один столбец с функцией ПОИСК (SEARCH ) , которая ищет заданную подстроку в тексте и выдает либо порядковый номер символа, где он был обнаружен, либо ошибку, если его там нет:

Теперь завернем нашу формулу в функцию проверки ЕЧИСЛО (ISNUMBER) , которая превратит числа в логическую ИСТИНУ (TRUE) , а ошибки – в ЛОЖЬ (FALSE) :

Теперь сделаем так, чтобы ЛОЖЬ превратилась в 0, а вместо ИСТИНА в столбце появились последовательно возрастающие индексы-числа 1,2,3. и т.д. Это можно сделать с помощью добавления к нашей же формуле ещё парочки функций:

Здесь функция ЕСЛИ (IF) проверяет что мы имеем (ИСТИНУ или ЛОЖЬ), и

• если была ИСТИНА, то выводит максимальное значение из всех вышестоящих чисел + 1
• если была ЛОЖЬ, то выводит 0

Шаг 2. Отбираем в отдельный список

Дальше – проще. Теперь банальной функцией ВПР (VLOOKUP) просто выведём все найденные названия (я добавил столбец с порядковыми номерами для удобства):

После этого можно поиграться, вводя в жёлтую ячейку G2 разные слова и фразы и понаблюдать за тем, как наши формулы отбирают только подходящие фильмы:

Шаг 3. Создаем именованный диапазон

Теперь создадим именованный диапазон, который будет ссылаться на отобранные фильмы. Для этого выбрем на вкладке Формулы команды Диспетчер имен – Создать (Formulas – Name Manager – Create) :

Имя диапазона может быть любым (например, Фильмы), а самое главное – это функция СМЕЩ (OFFSET) , которая и делает всю работу. Напомню её синтаксис, если вы подзабыли:

=СМЕЩ( начальная_ячейка ; сдвиг_вниз ; сдвиг_вправо ; высота ; ширина )

• В качестве начальной ячейки задаём первую ячейку списка отобранных элементов (E2).
• Сдвиги вниз и вправо у нас отсутствуют, т.е. равны нулю.
• Высота диапазона у нас соответствует максимальному значению индекса из столбца А.
• Ширина диапазона – 1 столбец.

Осталось сделать выпадающий список.

Шаг 4. Создаем выпадающий список

Выделим жёлтую ячейку (G2) и выберем на вкладке Данные команду Проверка данных (Data – Validation) . В открывшемся окне выбрем Список (List) в поле Тип данных (Allow) , а в качестве источника введем имя нашего созданного диапазона со знаком равно перед ним:

Чтобы Excel не ругался при вводе на неточное совпадение наших фраз с исходным списком, на вкладке Сообщение об ошибке (Error Alert) в этом окне нужно выключить флажок Выводить сообщение об ошибке (Show error alert) :

Вот и всё. Можно жать на ОК и наслаждаться результатом:

Для пущего удобства при вводе с клавиатуры можно использовать Ctrl + Enter вместо Enter после ввода текста (так активная ячейка не уходит вниз) и сочетание клавиш Alt + стрелка вниз , чтобы развернуть выпадающий список без мыши.

В принципе, можно было бы и не продолжать, но недавно Microsoft выкатила обновление вычислительного движка Excel, который теперь поддерживает динамические массивы и имеет специальные функции для работы с ними. Большинству пользователей они станут доступны в ближайшие месяцы, но даже если пока этих возможностей в вашем Excel нет – грех не показать как элементарно с их помощью решается наша задача.

Всё, что мы делали на Шагах 1-3 заменяется одной(!) формулой, где новая функция ФИЛЬТР (FILTER) отбирает из исходного диапазона A2:A251 только те фильмы, которые содержат заданную подстроку.

А дальше останется при создании выпадающего списка указать в качестве источника первую ячейку диапазона отобранных фильмов (C2) и добавить к ней знак #, чтобы получить ссылку на весь динамический массив:

И всё. Никаких именованных диапазонов и медленных СМЕЩ, никаких танцев с дополнительными столбцами и формулами. Песня!

Как создать связанный список Excel?

Связанные списки могут быть полезны в различных ситуациях. Например, чтобы обеспечить возможность выбора списка городов определенной области. На практике оно будет выглядеть так: человек выбирает регион, а второй перечень обновляется списком городов, характерных исключительно для него.

Это можно сделать разными методами.

Метод 1: Функция ДВССЫЛ

В первом случае надо применить функцию ДВССЫЛ, способную преобразовывать в ссылку любой текст. Например, если написано A1, то функция вернет ссылку на ячейку, имеющую такой же адрес. Если же в ячейке написан текст «Маша», то эта формула сможет сделать линк на именованный диапазон с таким названием. Проще говоря, она может менять ссылку и название местами.

Предположим, нам надо составить такой перечень моделей марок Toyota, Ford, Nissan.

Модельный ряд Toyota нужно выделить, начиная ячейкой A2 вплоть до конца перечня и назвать его аналогично. Если используется древняя версия Excel, эта функция реализуется через меню «Вставка – Имя – Присвоить». Если версия Excel не самая старая (начиная с 2007), то нужно перейти во вкладку «Формулы», где отыскать «Диспетчер имен». Аналогичная операция проводится и с перечнем модельного ряда других производителей автомобилей.

Во время присвоения имен важно не забывать: нельзя составлять имена диапазонов с пробелами и знаками препинания. Также нельзя начинать их с цифры

Таким образом, если бы хотя бы одна из марок содержала пробел, его следовало бы заменить на нижнее подчеркивание.

Теперь нужно сгенерировать перечень автомобилей. Нужно нажать мышью (левой кнопкой) по пустой ячейке и открыть меню Данные – Проверка для Excel 2003 версии и кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» для Excel 2007 версии и более современных. Затем в перечне «Тип данных» нужно выбрать Список, и в поле «Источник» написать ячейки с названиями марок.

Теперь следует сформировать второй список, где будут перечисляться машины из модельного ряда. Последовательность действий такая же, но с тем лишь исключением, что в поле Источник нужно указать формулу =ДВССЫЛ(F3). Естественно, в скобках нужно указать адрес подходящей именно в вашем случае ячейки. Все, после того, как вы нажмете ОК, формирование второго перечня будет осуществляться, исходя из данных в первом.

Но такой метод имеет ряд существенных недостатков:

1. Нельзя использовать в качестве зависимых списков те, которые задаются функциями типа СМЕЩ.
2. Названия элементов первичного выпадающего диапазона возможно указывать исключительно без пробелов, поэтому их придется заменять на нижнее подчеркивание.
3. Необходимость создания большого количества именованных диапазонов. особенно это неудобно, если есть множество марок автомобилей.

Использование функции СМЕЩ и ПОИСКПОЗ

Чтобы использовать этот метод формирования зависимых списков, нужно иметь отсортированный перечень соответствий марка-модель, как показано на данном примере.

Для формирования первого списка, который будет влиять на содержимое второго, подойдет и стандартный способ, описанный выше, то есть:

1. Открыть диспетчер имен и дать имя соответствующему диапазону.
2. Нажать по вкладке «Данные», где выбрать команду «Проверка данных».
3. Выбрать, а в качестве диапазона, который служит источником, указать соответствующее имя или выделить необходимые ячейки.

А вот для второго списка, на который будет влиять первый, придется выполнять другие действия, а именно создать именованный диапазон с функцией =СМЕЩ, создающей ссылку на ячейку, где указаны исключительно модели определенной марки. А для этого осуществляются следующие действия:

1. Надо нажать комбинацию Ctrl + F3. Также можно открыть диспетчер имен и присвоить имя соответствующему диапазону.
2. Создать новый диапазон вместе с функцией СМЕЩ в ссылке и присвоить ему имя. Оно может быть каким-угодно, например, «Модели».

В нашей ситуации формула будет следующей:

=СМЕЩ($A$1;ПОИСКПОЗ($G$7;$A:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A:$A;$G$7);1)

Важно указывать только абсолютные ссылки. То есть, в них надо указать знак $

После нажатия клавиши Enter, Excel автоматически добавит имена листов. Это не должно вас пугать.

Результат будет следующий:

Наконец, нужно вставить выпадающий список, базируясь на вышеприведенной формуле. Для этого, в описываемом нами примере, нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить ячейку G8.
2. Выбрать команду «Проверка данных» на вкладке «Данные».
3. Там, где источник списка, указать имя диапазона: =Модели.

И все!

Связанный выпадающий список

1. Подготовить таблицу. В первой строке каждого столбца должна быть категория меню (для удобства).
2. Задать диапазонам с перечислением блюд имя в соответствии с его категорией. Общее название каждого диапазона должно четко совпадать с тем, что записано в первой ячейке каждого столбца.
3. На отдельной области создать раскрывающийся список через пункт меню «Данные» — «Проверка данных». Источник – первая ячейка каждого столбца.
4. Далее перейти на формирование перечисления блюд одной из категорий. В этом поможет функция ДВССЫЛ (на англ. INDIRECT), которая преобразовывает текст в обычную экселевскую ссылку и источник данных для него. Нужно выбрать категорию, повторно открыть «Проверку данных» и написать функцию =ДВССЫЛ(H2).

При выборе другого элемента в H2 автоматически изменяется и ссылка-источник для H3. То есть источник для связанного выпадающего перечня в H3 меняется с учетом данных, которые были выбраны в H2.

Пробелы в названии при создании связанного выпадающего списка

Именуя диапазон значений, важно использовать вместо пробела нижнее подчеркивание «_». Например, «Мясные_блюда»

Однако есть вероятность упустить данное правило в одном из названий, и в результате будет ошибка при выполнении операции. Можно в самих названиях использовать обычный пробел, а в момент подстановки в список, поменять его на подчеркивание, используя формулу ПОДСТАВИТЬ:

=ПОДСТАВИТЬ(F3;» «;»_») без кавычек.

Итоговая формула выглядит так:

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ($F$3;» «;»_»)) без кавычек.

Стоит обратить внимание на отсутствие пробелов в названии в начале и в конце, чтобы избежать некорректного вывода заголовков. Автоматизировать данный процесс при построении имени также можно посредством функции:. =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(СЖПРОБЕЛЫ($F$3);» «;»_»)) без кавычек

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(СЖПРОБЕЛЫ($F$3);» «;»_»)) без кавычек.

Элемент Active X

Этот метод аналогичен предыдущему, с той лишь разницей, что используется элемент Active X «Поле со списком», расположенный в том же меню, в котором он вызывается путем нажатия кнопки «Вставить» на вкладке «Разработчик». У него есть несколько преимуществ по сравнению с предыдущим.

В целом, механизм его добавления такой же, как и у обычного элемента: нужно его выбрать и нарисовать. После этого начинаются уже принципиальные отличия. Дело в том, что элемент Active X имеет два режима: отладки и ввода. В первом варианте возможна его гибкая настройка, редактирование параметров, внешнего вида и расположения на листе. Если же выбран режим ввода, то им можно пользоваться лишь по назначению: выбирать любой из представленных в нем пунктов.

Чтобы переключаться между режимами отладки и ввода, нужно нажать на кнопку «Режим конструктора», расположенную на той же вкладке «Разработчик».

При нажатии этой кнопки можно редактировать параметры списка, доступ к которым можно получить через кнопку «Свойства», расположенную справа от кнопки «Режим конструктора».

Самые полезные параметры следующие:

1. ListFillRange – диапазон, поставляющий элементы перечня. При этом нет возможности самостоятельно выделить диапазон, поэтому придется его вписывать вручную. Например, так: «Лист2!A1:A5».
2. LinkedCell – связанная ячейка, в какой Excel будет записывать элемент.
3. ListRows – количество строк.
4. Font – принципиально новый элемент, позволяющий изменять шрифт (за исключением его цвета).
5. ForeColor и BackColor – еще два новых параметра, позволяющих настроить цвет текста и фона.

Огромным преимуществом данного метода является то, что есть возможность быстро получить доступ к необходимому элементу списка при вводе первых букв. Это уникальное преимущество, которого нет у других методов. Кроме этого, можно настроить внешний вид списка, что позволяет сделать процесс введения данных в таблицу более быстрым при большом количестве данных, распределенных между разными типами.

Если используется этот способ составления списков, то можно указывать и многомерные диапазоны. Например, диапазон, состоящий из двух колонок, дополнительно указав на необходимость выведения двух столбцов (для этого надо настроить параметр ColumnCount=2). Тогда можно добиться весьма интересных результатов, которые с лихвой окупят все усилия и время, потраченные на настройку элемента Active X «Поле со списком».