Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать

№2. Метод ABCDE

Эта схема планирования дня была разработана известным бизнес-тренером и консультантом Брайаном Трейси. Она очень проста в использовании. Всё, что вам нужно — это создать список дел и расставить приоритеты. Дела с грифом A — самые серьёзные и неотложные. С грифом B — важные, но их невыполнение не приведёт к тяжёлым последствиям. Например, если вы не свозите жену в магазин, ничего особенно страшного не случится (хотя тут всё зависит от жены). Про дела C можно сказать «хорошо бы было завершить». Дела D (от английского delegate) лучше кому-нибудь перепоручить. А дела E полностью исключить и больше на них не отвлекаться.

Пример ведения дневника дел с помощью метода ABCDE

Планирование рабочего дня руководителя

Нужно научиться держать под контролем каждый свой день, во всем должна быть дисциплина.
Важно планировать не больше, чем три срочных дела в дневное время суток.
Нужно научиться рационально распределять дела по мере их важности, сложности и срочности.
Необходимо составлять поэтапный план, следуя которому, выполнять свою работу.
В первую очередь, избавляться от мелких, простых дел, на которые уходит не более десяти минут.
Отказываться от занятий, на которые время тратится впустую.
Нужно научиться выделять место на рабочем столе и в кабинете для каждого важного предмета.
Выделять время на развлечения и отдых.

Существует ряд секретов успешного планирования.

1. Составление дневного распорядка, рациональная оценка рабочего плана.
2. Тщательный контроль дел, недопустимо одновременное выполнение нескольких поставленных задач. Это снижает эффективность.
3. Если остаются незавершенные дела с предыдущего дня, начинать работу с них.
4. Чередовать рабочий процесс и отдых.
5. Анализировать распланированное время.
6. Постоянно стремиться к улучшению результатов.

Нужно знать, как правильно составлять план.

1. Определиться с целью, для которой Вы планируете список дел. План может быть рассчитан на сутки — краткосрочный или же на месяц — долгосрочный.
2. Распределять сроки выполнения задач. В первую очередь, заниматься срочными делами.
3. Анализ дел, сокращение списка задач.

Как я планирую неделю: пошаговая инструкция

Шаг 1. Анализирую прошедшую неделю

Планирование недели нужно обязательно начать с анализа предыдущей. Так я могу понять (и задокументировать) уроки, которые она мне принесла.

Для начала я кратко записываю, что за неделя была.

Например: «Неделя была суматошной, т.к. приехала в гости M. с семьёй. Делу N поэтому не уделила большого внимания, зато пришлось много готовить и убирать».

Я выписываю, какие дела мне удались полностью – и почему. Какие дела я сделала не в полной мере – и почему. И какие не сделала совсем — возможно, на это были веские причины (плохое самочувствие, внезапные дела), а не прокрастинация и лень. Отношусь к себе с пониманием и уважением.

Как я подвожу итоги недели (фрагмент)

В конце я выписываю главные события прошедшей недели – это даёт мне ощущение, что жизнь не проходит зря.

Что упущено

Обязательно пишу свои мысли на эту тему, например, мало общалась с родными, забыла уделить внимание физической форме, окна не помыла…

Шаг 2. Разношу по плану недели привычные и запланированные дела

Беру раскладку на неделю и вношу в неё дела, привязанные к определённому времени – встречи, уроки, вебинары и прочее.

Если есть обязательные дела – тоже их обозначаю.

Например, если в субботу ко мне приедет подруга, то в пятницу я должна закупить продукты к застолью и даже что-то приготовить. Но сделать я это могу в течение всего дня.

Разнесла по планеру фиксированные задачи

Шаг 3. Выбираю время отдыха

Отдых – это важнейшая составляющая продуктивной работы. Я думаю о моментах отдыха в течение дня. В некоторые моменты я наверняка устану, и естественным будет дать себе передышку. Так пусть она будет законной!

Например, после похода по магазинам я вряд ли сразу засяду за дела – логично будет выпить чая, посидеть в соцсетях и прийти в себя. А после отъезда гостившей подруги мне потребуется целый день, чтобы отдохнуть и освежить дом.

Я учитываю свой режим дня и не планирую дела с утра до вечера – всё равно не сделаю всего. По крайней мере, 2 часа в день я отвожу на законное ничегонеделание.

И помните, что сидение в соцсетях – это тоже работа, и от неё устают.

Походы в кино, кафе, встречи с подругами, поездки в парк я также заношу в план.

На этой неделе посмотрю 2 фильма после спорта, а на выходных отдохну на даче

Шаг 4. Определяю приоритеты недели

Далее я решаю, чему посвящу эту неделю. Приоритетов должно быть не более трёх.

Например, на будущей неделе я уделю время обучающему курсу, займусь весенней уборкой дома и напишу 1 статью. Если останется время – поделаю какие-то другие дела, но вот эти три будут у меня в приоритете каждый день.

Для меня эффективно вести трекер по этим делам, закрашивая день, когда уделила время этому делу (а если не уделила – ставлю точку).

Ну, а за удачно завершённую неделю полезно себя вознаградить!

Пример трекера дел и привычек на неделю с наградами (поощрениями)

Шаг 5. Составляю примерный список дел

Беру чистый лист бумаги и записываю туда все-все дела, которые хотела бы сделать на этой неделе. Не забываю те, которые не сделали на прошлой!

Это можно делать и в программах – причём, дела можно накапливать, а также сортировать их по сферам жизни.

Около дела рисую примерное время, которое оно потребует. Если дело крупное, разбиваю его на более мелкие задачи либо решаю заниматься им, например, полчаса.

Написала примерный список дел. Маркерами выделила приоритетные.

Шаг 6. Распределяю дела по неделе

Напомню, что дела, привязанные ко времени, уже там! Затем вписываю приоритетные дела. И потом уже думаю, как разместить остальные дела из списка.

Кому-то удобно разнести все дела по неделе и также все выполнить. У меня же жизнь довольно изменчива, поэтому наверняка я знаю только о двух первых днях. В дальнейшем же вечером, после окончания работы, я смотрю в список дел и планирую, какими делами займусь завтра. Попробуйте и делайте, как удобнее вам!

Да, да! Многие дела просто не войдут. Мы всегда хотим от себя больше, как будто кто-то другой будет это делать вместо нас.

Вот такая красиво запланированная неделя у меня получилась

Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас

Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

• Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
• В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
• Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например спланировать траты на месяц, а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других. 

Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

Как составить планы и цели на День

Люди делятся на два типа. Те, кто планируют накануне вечером. И те, кто предпочитает делать это по утрам. Я отношусь ко второму типу. Вам я советую поэкспериментировать и понять, что вам больше подходит.

Любой человек может накидать примерный план на следующий год, каждый способен раз в месяц распланировать его, многие в состоянии распределить время в течение следующей недели, но в планировании каждого дня большинство терпят крах.

Звучит очень «попсово», но это правда.

Если у вас не получается составить планы на год, месяц, или день, пишите мне на почту arsenychhistyakov@yandex.ru. Я с удовольствием дам некоторые рекомендации и помогу составить планы абсолютно бесплатно.

Основные правила планирования дня

• Превратите это в рутину. Каждый день начинайте с планирования дальнейшего дня.
• Расставляйте приоритеты. Сделать это можно буквенным способом ABC, где A – это важные задачи, которые нужно выполнить в первую очередь; B – тоже значимые цели, но их можно перенести; C – маловажные дела, к которым можно приступать, если остается свободное время.
• Не забывайте выделить время на отдых.
• Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь.
• Подводите итоги в конце каждого дня. Анализируйте свои успехи и неудачи.
• Не тревожьтесь, если что-то идет не по плану.

Обычный день Дуэйна Джонсона

Вы хотите примеров? Получайте.

1. День Скалы начинается в 4:00. Первое, что он делает с утра – это полчаса кардио. Его цель сжечь 200 калорий.
2. Затем идет первый прием пищи.
3. Дальше вторая силовая тренировка.
4. Второй прием пищи.
5. Если это съемочный день, то он отправляется на съемки.
6. Прием пищи №3.

А вот план моего дня:

Пример планов и целей на день

Нужно ли расписывать день по часам?

Раньше я был ярым сторонником того, что день должен быть четко расписан вплоть до минут. Я практикую эту технику уже около год, но недавно столкнулся с проблемой.

Дело в том, что когда отвожу на какую-то задачу определенное время, будь то написание статьи – 2 часа, я чувствую, что загоняю себя в рамки. Я ставлю себе установку, мол, за это время нужно написать ¼ статьи. И это мешает полностью сконцентрироваться на деле.

Я стал копаться в себе и понял, что для творчества не нужны временные рамки. У творческих людей продуктивность зависит от настроения и мотивации. А моя работа отчасти состоит из творчества и рутинных дел. Рамки нужны именно для этих рутинных дел, но никак не для творчества.

Из этого следует вывод:

Частые ошибки: учитываем нюансы недельного планирования

Ошибка 1. Ждать, что сразу всё получится

Планирование – штука индивидуальная. Надо всё пробовать на себе, чтобы понять, что работает, а что нет. Кроме того, если вы только начали планировать, то не знаете, сколько времени занимает то или иное дело – и поэтому планировать неделю трудновато.

Ошибка 2. Занимать планами абсолютно всё время, которое есть

Многие дела растягиваются, их приходится доделывать в другие дни – из-за этого остальные планы летят в тар-тарары. Бывалые советуют планировать лишь 70% времени. Возможно, вам подойдёт всего 50% — будьте гибкими!

Ошибка 3. Забывать про отдых

В итоге в конце дня вы – как выжатый лимон. Не надо так! Отдых тоже надо планировать!

Некоторые даже спят в середине дня – не более 25 минут, чтобы не перейти в фазу глубокого сна.

Ошибка 4. Не следить за поглотителями времени

Соцсети – главные поглотители времени: кажется, что просидела совсем немного, а прошло несколько часов. Поставьте на телефон специальное приложение, которое считает время, проведенное в соцсети, и напоминает, что вы сидите там слишком долго, а жизнь проходит мимо.

‌Устанавливаем график работы и отдыха

За время своей работы, я поняла, что фриланс это отнюдь не свобода работать, когда тебе вздумается. Отсутствие организации ведет к прокрастинации, когда ты думаешь «ну вот еще 10 минуток, и тогда уж я возьмусь за статью».

Только четкий график позволяет сократить рабочий день и увеличить плодотворность.

Ставим цели на сегодняшний день

«Самая тяжелая часть работы — решиться приступить к ней»Габриэль Лауб

Ежедневно перед началом работы полезно завести привычку – определять для себя главную цель на сегодня. Я не сторонник писать план на день, неделю, месяц, к сожалению, для меня такие рамки имеют обратный эффект. Довольно сложно определить, как пройдет мой день через неделю или месяц, ведь я каждый день меняюсь, учусь чему-то новому.

Конечно, есть базовые вещи, такие как работа, учеба, им необходимо уделять внимание как минимум пять дней в неделю. Но их наличие не означает, что следует прописывать точные рамки, потому что при малейшем отклонении от идеального графика человек испытывает стресс и разочарование, что негативно сказывается на продуктивности

Размер цели на день напрямую зависит от уровня профессионализма и того времени, которые вы намерены посвятить работе.

В среднем я работаю 6 часов в день. Под этой цифрой подразумевается время активного труда, а не продолжительность от начала работы до ее окончания.

Каждое утро я набрасываю план в ежедневнике, какие статьи сегодня намерена написать и даже определяю их порядок. Это позволяет понять ход работы, рассчитать длительность труда и количество перерывов. К тому же постановка цели позволяет сэкономить время и силы на постоянное принятие решений в течение дня.

Устанавливаем дедлайн

«Иная работа может и подождать немного, вреда не будет. Но если дашь волю баобабам, беды не миновать»Антуан де Сент-Экзюпери «Маленький принц»

При работе с текстами только новички не могут определить для себя точное время написания текста. Те копирайтеры, которые имеют некоторый опыт за плечами, четко понимают, сколько в среднем уходит времени на тот или иной объем. Я могу по ТЗ понять какое количество часов мне понадобиться для создания статьи.

Приступая к работе, следует сразу же установить себе дедлайн. Это не только стимулирует, но и увеличивает продуктивность. До того как я стала практиковать такой подход мне в течение дня приходилось принимать бесчисленное множество решений – когда попить кофе, сколько минут можно отдохнуть между подходами и т.д.

К тому же довольно часто поиск информации с запроса «как взыскать алименты с неработающего отца» внезапно переходит в «почему алиментщики предпочитают не работать», а еще позже в «самые необычные мужские профессии в мире».

Строгие временные рамки мобилизуют, срабатывает принцип «я могу лучше!». Написать статью в рамках установленного дедлайна невероятно круто, а если сдать ее на 10 минут раньше, то начинает сиять корона на голове.

При определении жесткого регламента отсеките отвлекающие факторы:

• Не просматривайте пришедшие письма. 
• Не переходите по ненужным ссылкам «просто почитать интересную новость». 
• Выключите звук в телефоне, а сам гаджет лучше вообще убрать с поля зрения. 

По результатам исследований человеку требуется от 12,5 до 24 минут, чтобы полностью сосредоточиться на выполнении конкретного задания. За это время сознание входит в поток, и выполнить работу становится в разы легче.

Отвлечение на иную задачу в течение нескольких секунд полностью обнуляет концентрацию. Для вхождения в поток после такой «передышки» придется потратить опять от 12 до 24 минут.

Отдыхаем между рабочими блоками

«Труд без отдыха — не достоинство, а наказание за неудачное планирование своего времени»Неизвестный автор

В среднем на написании одной статьи (юридическая тематика) в размере 10 000 знаков у меня уходит 1,5-2 часа. Это время я, не отвлекаясь, пишу. Как только текст выверен и сдан, тут же поднимаюсь со своего рабочего места. Мои перерывы между блоками составляют 20-30 минут.

Перерыв не может проходить за рабочим местом

Переключение внимание на другой тип деятельности, например, посмотреть видео, почитать книжку или полистать соцсети, не является отдыхом. Для мозга такое занятие ничем не отличается от предыдущего, поэтому для разгрузки нужна кардинальная смена позиции.

Если вы так же как и я живете в частном доме, то просто выйдете во двор – погуляйте, подметите дорожку или попейте кофе на свежем воздухе. Для жителей каменных джунглей можно сделать березку, чтобы обеспечить отток крови от конечностей или произвести легкую разминку. Перерыв удобное время для выполнения домашних дел, это и физическая нагрузка, и реальная польза.

Для обеда отведите немного больше времени, чтобы успеть покушать и немного отдохнуть после еды.

Советы как все успеть

Заведите ежедневник. Это простой и очень эффективный способ «держать руку на пульсе»

Он поможет правильно планировать собственное время, сортировать дела по важности и при этом ничто не останется без внимания. Такая система помогает стать ответственной и очень дисциплинированной

Очень удобно завести ежедневник в телефоне: он – то точно всегда под рукой.
День должен начинаться вовремя. Прозвенел будильник, но сил подняться с кровати нет? Так хочется понежиться? Придётся забыть об этих диверсионных мыслях! Эти 15-20-25 минут выспаться не помогут, но начало дня испортят наверняка. Без раннего подъёма велика вероятность остаться без завтрака, макияжа и забыть дома сотовый, ключи и т. д. и т.п. так что чтобы все успеть лучше собрать нужное вечером, а утром без суеты привести в порядок.
Поддерживай порядок в своей рабочей зоне. Долой пустые чашки, фантики от конфеток/шоколадок! Знакомая история: звонок, кто-то назначает встречу и/или говорит важную информацию – надо записать, а ручки нет! И карандаша, и тетрадки, и даже блокнота. Так вот, чтобы правильно организовать свой день и все успеть необходимо избежать этих неудобств, на столе всегда должен быть порядок. Кроме того, время, потраченное на поиски нужного предмета, можно потратить с пользой.

Научитесь совмещать полезное и приятное. Так, например, можно совместить уборку с упражнениями. Под приятную музыку это только поднимет настроение. Или же, если предстоит сходить в магазин по бытовым нуждам, пригласите с собой подругу. И покупки сделаете, и последние новости обсудить успеете.
Ограничьте время, проведённое за телевизором/в интернете. Это самые коварные пожиратели времени. Если желание правильно организовать свой день чтобы все успеть неотступно Вас преследует, придётся себя урезать в удовольствии ничего не делать.
Попробуйте делить что-то сложное на более лёгкие этапы. Если, как Вам кажется, задача просто неподъёмная – не падайте духом. Разграничьте на периоды. Так Вы будете меньше уставать, да ещё и силы на что-нибудь другое останутся. Так, при домашних хлопотах начинать следует с того, что полегче. Времени на это уйдёт меньше, зато на то, над чем действительно стоит поломать голову, его останется достаточно.

Но и об отдыхе не забудьте. Постоянно посвящая себя делам, долго не продержишься, поэтому в голове скоро образуется каша. Чтобы этого избежать, необходимы и передышки. И вовсе не обязательно лежать на диване и плевать в потолок. Можно посвятить время и хобби и/или прогулкам на свежем воздухе. А уж отдохнув, с новой энергией, можно и в новый бой.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Активности на День рождения

Если у вас есть возможность – обязательно путешествуйте! А если нет – создавайте такую возможность.

Я часто вспоминаю одну притчу, которую услышала ещё в школе от прекрасной учительницы: жили-были 2 девочки. Одной на каждый День рождения родители дарили золотое украшение, а вторую девочку родители возили каждый год в путешествие в новую страну.  Через 10 лет так получилось, что обе семьи обворовали. Первая девочка очень расстроилась – все её подарки за 10 лет (шкатулку с золотыми украшениями) украли воры и она осталась ни с чем… Вторая девочка тоже огорчилась из-за кражи – но все её подарки, впечатления от путешествий в удивительные города и страны, навсегда остались с ней. Никто не сможет отобрать наши впечатления и воспоминания – это то, что навсегда остаётся с нами и делает нашу жизнь по-настоящему богатой!

Если вас заинтерсовал такой вариант – вам будет интересна моя статья, как я организовала поездку в Испанию

Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество

Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни

Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

Планы на месяц

Их нужно писать в один из последних дней предыдущего месяца. Обычно это занимает не более 2 часов. Используйте тот же подход, что и в годичном планировании, однако, планы на месяц должны быть уже более четкими.

О тех ваших планах, которые каким-либо образом касаются других людей, нужно сообщать им примерно за неделю до события. Чтобы ничего и никого не забыть, используйте календарь – верного помощника в любом планировании.

При составлении ежемесячного плана нужно учитывать время для планирования на следующий месяц. Кажется, что это совсем не долго и вы в любом случае найдете время, но это только кажется. Вас поглотят другие задачи и планирование будет откладываться, так как время на него не было изначально заложено в план.

планировании на месяц обозначьте свои основные задачи, распределите, чем будете заниматься на выходных. Возможно, одни выходные вы хотите посвятить творческой работе над своим проектом, в другие – поехать с семьей за город. Распланируйте, на какой неделе месяца чем хотите заниматься. Очень эффективный прием – каждую неделю концентрироваться на разных сферах своей жизни. Например, первая неделя – семья, вторая – работа, третья – спорт, четвертая – творчество. Нужно именно концентрироваться на какой-то одной сфере, а не исключать все остальные полностью. Не нужно на неделе, посвященной спорту, забывать, что у вас есть семья и дети. Всё хорошо в меру.

Не держите свои планы только в голове. Даже если у вас отличная память, записывайте все планы в календарь. Вероятность решения задач, зафиксированных в календаре, намного выше по сравнению с незафиксированными – и это факт.

Алгоритм планирования недели

Описанный ниже способ планирования я применяю уже несколько лет, пришла к нему в результате множества экспериментов. Он учитывает рекомендации таких известных специалистов в теме планирования как Брайан Трейси, Дэвид Аллен, Глеб Архангельский.

А вот и сам алгоритм планирования недели:

Записываем все дела в отдельный список, если у вас такого пока нет, распределяем их по категориям или сферам жизни. Интеллект-карты для этого подходят лучше всего.

Определяем 3 главные задачи на неделю.
Сначала в список задач на конкретный день вносим все обязательные дела. При этом дела, привязанные ко времени, записываем слева, всё что ко времени не привязано — справа.
Для наглядности и полной картины рабочее время (если у вас есть какой-то график) можно указать в виде временного промежутка. Также к обязательным делам относится время встреч, приёма у врача, даты отчётов, оплаты платежей (налогов и сборов, погашения кредита и т.д.).

Далее «резервируем» время для отдыха и прописываем планы. Например,  указываем «суббота — семейный день», «поездка в парк», «поход в кино» и т.д.
Вносим на первые пару дней недели задачи из общего списка (п. 1). Как правило, на этот период проще определиться. Если что-то пока под вопросом, записываем карандашом. Планы на остальные дни лучше составлять накануне вечером. Хотя, когда привыкаешь сразу вносить задачи, которые привязаны ко дню, в блокнот, он постепенно заполняется. Накануне вечером остаётся только просмотреть план, внести в него пару дел из общего списка. Итого — пара минут в день.  Подробнее о планировании дня можно почитать

По каждой задаче указываем примерное время, что помогает не затягивать её выполнение и балансировать нагрузку. Между задачами оставляем небольшой запас по времени. Если что-то немного сдвинется, это не повлияет на остальные дела в списке.
Буквами и цифрами возле каждой задачи указываем её приоритет (А1, А2, В1, В2 и т.д.). Не переходим к задачам следующего уровня, пока не сделали те, которые отметили как более важные. Подробнее об этом можно почитать в книге Брайана Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь».

Всё, что выполнено в течение дня, вычёркиваем. Возле оставшихся в списке задач можно указать стрелкой, что они переносятся. Я обычно рядом пишу дату и причину, чтобы потом вспомнить. Например, человек, который записался на консультацию, заболел, или мероприятие перенесено организаторами на другой день

Не всё происходит по нашей вине, в большинстве случаев есть какие-то внешние обстоятельства.
Важно также научиться работать со входящими задачами. Главное правило: не записываем на сегодня или завтра все входящие задачи, если они к этому дня фактически не привязаны

Для этого как раз и существует отдельный список (см. п. 1), который потом в спокойной обстановке анализируется и сортируется. Лучше всего об этом рассказано в книге «Как привести дела в порядок».

В конце недели перед тем, как составлять список на новую, важно проанализировать, что выполнено, что нет. Если ставились какие-то конкретные цели, оценить, насколько удалось их достичь, и, при необходимости, внести изменения в первоначальные планы.

Надеюсь, что рекомендации по планированию недели вы возьмёте на заметку, и что шаблон из статьи вам тоже пригодится.

В качестве бонусов участники получают 45-страничную электронную книгу с идеями по использованию Trello на все случаи жизни и 8 шаблонов тематических досок. 

Информация, как приобрести запись вебинара, на этой странице.

Сохраните статью в Pinterest:

Если темы планирования и личной эффективности вам интересны, присоединяйтесь в Telegram. Там я веду канал «Планирование — это просто», где делюсь опытом и полезными рекомендациями. 

*статья обновлена 23 сентября 2020 г.

Другие интересные статьи в блоге:

Как планировать меню

В статье есть партнёрские ссылки. Это значит, что я получаю небольшую комиссию за рекомендацию таких товаров или услуг. Это не делает их дороже для покупателей. Полученные средства помогают мне развивать мой блог о планировании и делать его более интересным и полезным для читателей.