Иллюстрированный самоучитель по microsoft access 2002

Ключи в Access

Поля, которые формируют связь между таблицами в Access, называют ключами. Как правило, ключ состоит из одного поля, но может включать и несколько. Существуют 2 вида ключей.
1. Первичный. Он может быть в таблице только один. Такой ключ состоит из одного либо нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Нередко в качестве первичного ключа применяют уникальный идентификатор, код либо порядковый номер. К примеру, в таблице «Клиенты» можно назначить уникальный код клиента каждому клиенту. Поле кода клиента в таком случае будет являться первичным ключом данной таблицы. Если же первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, которые формируют уникальные значения в сочетании друг с другом. Допустим, в таблице с информацией о людях в качестве первичного ключа мы можем использовать сочетание фамилии, даты рождения и имени.
2. Внешний ключ. В таблице также могут быть несколько внешних ключей (либо один). Этот ключ содержит значения, которые соответствуют значениям первичного ключа другой таблицы. К примеру, в таблице «Заказы» каждый заказ может включать код клиента, который соответствует конкретной записи в таблице «Клиенты». А поле «Код клиента» будет внешним ключом таблицы «Заказы».

Таким образом, основой связи между таблицами в Access является соответствие значений между полями ключей. Посредством такой связи мы можем комбинировать данные из связанных таблиц. Допустим, существуют таблицы «Заказы» и «Заказчики». При этом каждая запись в таблице «Заказчики» идентифицируется полем первичного ключа, которое называется «Код»

Если мы хотим связать каждый заказ с клиентом, мы можем добавить в таблицу «Заказы» поле внешнего ключа, которое соответствует полю «Код» в нашей таблице «Заказчики», после чего создать связь между данными 2-мя ключами. В случае добавления записи в таблицу «Заказы» мы могли бы использовать значение кода клиента из нашей таблицы «Заказчики». Тогда во время просмотра каких-нибудь данных о клиенте, который сделал заказ, связь позволила бы определить, какие именно данные из нашей таблицы «Заказчики» соответствуют тем либо иным записям в нашей таблице «Заказы»:

1. Первичный ключ, определяемый по знаку ключа рядом с именем поля.
2. Внешний ключ, определяемый по отсутствию знака ключа.

Что такое ВПР и как ею пользоваться?

Итак, в начале нашей работы по преобразованию данных из одной таблицы в другую будет уместным сделать небольшой обзор функции ВПР. Как вы, наверное, уже успели понять, vlookup позволяет переносить данные из одной таблицы в другую, заполняя тем самым необходимые нам ячейки автоматически

Для того чтобы функция ВПР работала корректно, обратите внимание на наличие в заголовках вашей таблицы объединённых ячеек. Если таковые имеются, вам необходимо будет их разбить

Итак, перед нами стоит задача — перенести цены имеющихся товаров в таблицу с их наименованиями и рассчитать общую стоимость каждого товара. Чтобы это сделать, нам предстоит выполнить следующий алгоритм:

Для начала приведите таблицу Excel в необходимый вам вид. Добавьте к заготовленной матрице данных два столбца с названиями «Цена» и «Стоимость». Выберите для ячеек, находящихся в диапазоне новообразовавшихся столбцов, денежный формат.

Теперь активируйте первую ячейку в блоке «Цена» и вызовите «Мастер функций». Сделать это можно, нажав на кнопку «fx», расположенную перед строкой формул, или зажав комбинацию клавиш «Shift+F3». В открывшемся диалоговом окне отыщите категорию «Ссылки и массивы». Здесь нас не интересует ничего кроме функции ВПР. Выберите её и нажмите «ОК». Кстати, следует сказать, что функция VLOOKUP может быть вызвана через вкладку «Формулы», в выпадающем списке которой также находится категория «Ссылки и массивы».

После активации ВПР перед вами откроется окно с перечнем аргументов выбранной вами функции. В поле «Искомое значение» вам потребуется внести диапазон данных, содержащийся в первом столбце таблицы с перечнем поступивших товаров и их количеством. То есть вам нужно сказать Excel, что именно ему следует найти во второй таблице и перенести в первую.

После того как первый аргумент обозначен, можно переходить ко второму. В нашем случае в роли второго аргумента выступает таблица с прайсом. Установите курсор мыши в поле аргумента и переместитесь в лист с перечнем цен. Вручную выделите диапазон с ячейками, находящимися в области столбцов с наименованиями товарной продукции и их ценой

Укажите Excel, какие именно значения необходимо сопоставить функции VLOOKUP.
Для того чтобы Excel не путался и ссылался на нужные вам данные, важно зафиксировать заданную ему ссылку. Чтобы сделать это, выделите в поле «Таблица» требуемые значения и нажмите клавишу F4

Если всё выполнено верно, на экране должен появиться знак $.

Теперь мы переходим к полю аргумента «Номер страницы» и задаём ему значения «2». В этом блоке находятся все данные, которые требуется отправить в нашу рабочую таблицу, а потому важно присвоить «Интервальному просмотру» ложное значение (устанавливаем позицию «ЛОЖЬ»). Это необходимо для того, чтобы функция ВПР работала только с точными значениями и не округляла их.

Теперь, когда все необходимые действия выполнены, нам остаётся лишь подтвердить их нажатием кнопки «ОК». Как только в первой ячейке изменятся данные, нам нужно будет применить функцию ВПР ко всему Excel документу. Для этого достаточно размножить VLOOKUP по всему столбцу «Цена». Сделать это можно при помощи перетягивания правого нижнего уголка ячейки с изменённым значением до самого низа столбца. Если все получилось, и данные изменились так, как нам было необходимо, мы можем приступить к расчёту общей стоимости наших товаров. Для выполнения этого действия нам необходимо найти произведение двух столбцов — «Количества» и «Цены». Поскольку в Excel заложены все математические формулы, расчёт можно предоставить «Строке формул», воспользовавшись уже знакомым нам значком «fx».

Особенности использования формулы ВПР в Excel

Функция ВПР имеет свои особенности, о которых следует знать.

1. Первую особенность можно считать общей для функций, которые используются для многих ячеек путем прописывания формулы в одной из них и дальнейшим копированием в остальные

Здесь нужно обращать внимание на относительность и абсолютность ссылок. Конкретно в ВПР критерий (первое поле) должно иметь относительную ссылку (без знаков $), так как у каждой ячейки свой собственный критерий

А вот поле «Таблица» должно иметь абсолютную ссылку (адрес диапазона прописывается через $). Если этого не сделать, то при копировании формулы диапазон «поедет» вниз и многие значения просто не найдутся, так как искать будет негде.

2. Номер столбца, указываемый в третьем поле «Номер_столбца» при использовании Мастера функций, должен отсчитываться, начиная с самого критерия.

3. Функция ВПР из диапазона с искомыми данными выдает первое сверху значение. Это значит, что, если во второй таблице, откуда мы пытаемся «подтянуть» некоторые данные, присутствуют несколько ячеек с одинаковым критерием, то в рамках выделенного диапазона ВПР захватит первое сверху значение. Об этом следует помнить. К примеру, если мы хотим к цене товара подтянуть количество из другой таблицы, а там этот товар встречается несколько раз (в нескольких строках), то к цене подтянется первое сверху количество. 

4. Последний параметр формулы, который 0 (нуль), ставить нужно обязательно. Иначе формула может криво работать.

5. После использования ВПР саму формулу лучше сразу удалить, оставив только полученные значения. Делается это очень просто. Выделяем диапазон с полученными значениями, нажимаем «копировать» и на это же место с помощью специальной вставки вставляем значения. Если таблицы находятся в разных книгах Excel, то очень удобно разорвать внешние связи (оставив вместо них только значения) с помощью специальной команды, которая находится по пути Данные → Изменить связи.

После вызова функции разрывания внешних связей появится диалоговое окно, где нужно нажать кнопку «Разорвать связь» и затем «Закрыть».

Это позволит удалить сразу все внешние ссылки. 

Проектирование базы данных

Основой любой реляционной БД являются таблицы. Разработка таблиц яв­ляется одним из наиболее сложных этапов в проектировании БД. Грамотно спро­ектированные таблицы являются основой для создания работоспособной и эффек­тивной БД.

Понятие таблицы в Access полностью соответствует аналогичному понятию реляционной модели данных. Любая таблица реляционной БД состоит из строк (называемых также записями) и столбцов (называемых также полями).

Строки таблицы содержат сведения об однотипных объектах — документах, людях, предметах. На пересечении столбца и строки находится конкретное значе­ние, характеризующее объект.

Можно сформулировать ряд основных требований, которым должны удов­летворять таблицы.

1. Информация в таблице не должна дублироваться, т.е. в таблице не должно существовать двух записей с полностью совпадающим набором значений ее по­лей.

2. На пересечении любого столбца и любой строки должно находиться одно

3. Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются резуль­татом вычислений.

4. Значения данных в одном и том же столбце должны принадлежать к од­ному и тому же типу, доступному для использования в данной СУБД.

5. Каждое поле должно иметь уникальное имя.

6. Каждая таблица должна иметь первичный ключ.

7. Таблицы БД должны быть связаны через внешние ключи.

Каждая таблица должна содержать поле (или набор из нескольких полей), значения в котором однозначно идентифицируют каждую запись в таблице. Такое поле (или набор полей) называется ключевым полем таблицы или первичным ключом. Первичный ключ любой таблицы обязан содержать уникальные непус­тые значения для каждой записи. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое по­ле.

В Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, состав­ной ключ и поле счетчика.

Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как простой первичный ключ. Если в этом поле появятся повторяющиеся или пустые значения, Access выведет сообщение об ошибке.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений ни од­ного из полей, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей — составной первичный ключ. Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Не рекомендуется определять ключ по полям Имена и Фамилии, поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для раз­ных людей.

Составной ключ необходим для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие — ко — многим» Обычно такой ключ состоит из ключевых полей связываемых таблиц.

Если для какой-либо таблицы не удалось определить простой первичный ключ или найти подходящий набор полей для составного ключа, можно добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым. При создании каждой новой за­писи Access генерирует уникальный номер записи, называемый счетчиком. Ука­зание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом соз­дания ключевых полей.

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано предложение о создании системой ключевого по­ля. При ответе Да будет создано ключевое поле счетчика.

Сила реляционных баз данных, таких как БД Microsoft Access, заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Таблицы реляционных БД связываются через одинако­вые значения одноименных полей, содержащихся в связываемых таблицах. Такие поля называются внешним ключом для этих таблиц. Все таблицы БД Access должны быть связаны с помощью внешних ключей.

Агрегатные функции

К группируемым полям должны быть обязательно применена агрегатная функция, это необязательно СУММА, а также МАКСИМУМ, МИНИМУМ, СРЕДНЕЕ, КОЛИЧЕСТВО, КОЛИЧЕСТВО РАЗЛИЧНЫХ. Рассмотрим более подробно действие каждой из них.

СУММА – применяется только для числовых полей, складывает переданные ей числа. Ее результат приведен на рисунке выше.

СРЕДНЕЕ – применяется только для числовых полей, вычисляет среднее – сумма переданных параметров / количество параметров:

МАКСИМУМ – может использоваться для любых полей, получает максимальный из переданных параметров. Допустим текст запроса имеет вид:

Т.е. имеем опять одно группировочное поле Товар и два группируемых поля: Склад и Количество. Результат выполнения этого запроса будет выглядеть следующим образом:

МИНИМУМ – может использоваться для любых полей, получает минимальный из переданных параметров:

КОЛИЧЕСТВО – может использоваться для любых полей, получает количество переданных параметров:

КОЛИЧЕСТВО РАЗЛИЧНЫХ – может использоваться для любых полей, получает количество различных параметров. Т.е. если функции передать параметры (1,1,2,3,3,3,4,4,4,4,4,5), то она вернет 5. Функция КОЛИЧЕСТВО вернула бы 12. Запрос с использованием функции КОЛИЧЕСТВО РАЗЛИЧНЫХ будет выглядеть так:

Пусть мы группируем по двум полям: Товар и Склад:

для различных агрегатных функций результат будет следующим:

Если в запросе используется группировка, то все поля должны делиться на группируемые (которые будут «свернуты») и группировочные (по которым осуществляется группировка – «сворачивание»). К группируемым полям должна быть применена одна из агрегатных функций, причем такие функции как СУММА и СРЕДНЕЕ могут быть применены только к числовым полям.

В данной статье рассмотрено предложение ВЫБРАТЬ, его место и роль в языке запросов 1С:Предприятия 8.

Предложение ВЫБРАТЬ является единственным обязательным элементом любого запроса, поэтому изучение языка запросов начинается именно с него. Основная цель предложения ВЫБРАТЬ заключается в том, чтобы указать поля выборки, которые должны попасть в результат запроса.

Точное или приближенное совпадение в функции ВПР

И, наконец, давайте рассмотрим поподробнее последний аргумент, который указывается для функции ВПР – range_lookup (интервальный_просмотр). Как уже упоминалось в начале урока, этот аргумент очень важен. Вы можете получить абсолютно разные результаты в одной и той же формуле при его значении TRUE (ПРАВДА) или FALSE (ЛОЖЬ).

Для начала давайте выясним, что в Microsoft Excel понимается под точным и приближенным совпадением.

• Если аргумент range_lookup (интервальный_просмотр) равен FALSE (ЛОЖЬ), формула ищет точное совпадение, т.е. точно такое же значение, что задано в аргументе lookup_value (искомое_значение). Если в первом столбце диапазона table_array (таблица) встречается два или более значений, совпадающих с аргументом lookup_value (искомое_значение), то выбрано будет первое из них. Если совпадения не найдены, функция сообщит об ошибке #N/A (#Н/Д).Например, следующая формула сообщит об ошибке #N/A (#Н/Д), если в диапазоне A2:A15 нет значения 4:

• Если аргумент range_lookup (интервальный_просмотр) равен TRUE (ИСТИНА), формула ищет приблизительное совпадение. Точнее, сначала функция ВПР ищет точное совпадение, а если такое не найдено, выбирает приблизительное. Приблизительное совпадение – это наибольшее значение, не превышающее заданного в аргументе lookup_value (искомое_значение).

Если аргумент range_lookup (интервальный_просмотр) равен TRUE (ИСТИНА) или не указан, то значения в первом столбце диапазона должны быть отсортированы по возрастанию, то есть от меньшего к большему. Иначе функция ВПР может вернуть ошибочный результат.

Чтобы лучше понять важность выбора TRUE (ИСТИНА) или FALSE (ЛОЖЬ), давайте разберём ещё несколько формул с функцией ВПР и посмотрим на результаты

Пример 1: Поиск точного совпадения при помощи ВПР

Как Вы помните, для поиска точного совпадения, четвёртый аргумент функции ВПР должен иметь значение FALSE (ЛОЖЬ).

Давайте вновь обратимся к таблице из самого первого примера и выясним, какое животное может передвигаться со скоростью 50 миль в час. Я верю, что вот такая формула не вызовет у Вас затруднений:

Обратите внимание, что наш диапазон поиска (столбец A) содержит два значения 50 – в ячейках A5 и A6. Формула возвращает значение из ячейки B5

Почему? Потому что при поиске точного совпадения функция ВПР использует первое найденное значение, совпадающее с искомым.

Пример 2: Используем ВПР для поиска приблизительного совпадения

Когда Вы используете функцию ВПР для поиска приблизительного совпадения, т.е. когда аргумент range_lookup (интервальный_просмотр) равен TRUE (ИСТИНА) или пропущен, первое, что Вы должны сделать, – выполнить сортировку диапазона по первому столбцу в порядке возрастания.

Это очень важно, поскольку функция ВПР возвращает следующее наибольшее значение после заданного, а затем поиск останавливается. Если Вы пренебрежете правильной сортировкой, дело закончится тем, что Вы получите очень странные результаты или сообщение об ошибке #N/A (#Н/Д)

Вот теперь можно использовать одну из следующих формул:

Как видите, я хочу выяснить, у какого из животных скорость ближе всего к 69 милям в час. И вот какой результат мне вернула функция ВПР:

Как видите, формула возвратила результат Антилопа (Antelope), скорость которой 61 миля в час, хотя в списке есть также Гепард (Cheetah), который бежит со скоростью 70 миль в час, а 70 ближе к 69, чем 61, не так ли? Почему так происходит? Потому что функция ВПР при поиске приблизительного совпадения возвращает наибольшее значение, не превышающее искомое.

Надеюсь, эти примеры пролили немного света на работу с функцией ВПР в Excel, и Вы больше не смотрите на неё, как на чужака. Теперь не помешает кратко повторить ключевые моменты изученного нами материала, чтобы лучше закрепить его в памяти.

Виды баз данных и их структура, примеры

Выделяют несколько видов баз данных. Основными из них являются:

1. Фактографическая, с краткой информацией об объектах какой-то системы, формат которой строго фиксирован.
2. Документальная, включает документы разного вида, в том числе текстовые, графические, звуковые, мультимедийные.
3. Распределенная, является базой данных с разными частями, которые хранятся на различных компьютерах, объединенных в сеть.
4. Централизованная, представляет собой базу данных, местом хранения которой является один компьютер.
5. Реляционная, имеет табличную организацию данных.
6. Неструктурированная (NoSQL), является базой данных, в которой делается попытка решить проблемы масштабируемости и доступности с помощью атомарности и согласованности данных без четкой структуры.

Базы данных разных систем обладают неодинаковой структурой. Для ПЭВМ характерно использование реляционных баз данных с файлами в виде таблиц, в которых столбцы являются полями, а строки – записями. В базе данных находятся данные определенного множества объектов. Для каждой записи характерна информация по одному объекту. Такую базу определяют:

• имя файла;
• список полей;
• ширина полей.

В качестве примера можно привести школьную базу с данными «Ученик», «Класс», «Адрес». Также базой данных является расписание движения поездов или автобусов. В этом случае каждой строке соответствует запись с данными конкретного объекта. Возможные поля: номер рейса, маршрут, время отправления и прибытия. Классической базой данных является телефонный справочник.

Определение

Запрос к базе данных – предписание с указанием на данные, которые необходимы пользователю.

Примечание

В случае некоторых запросов требуется составление сложной программы. К примеру, для выполнения запроса к базе в виде автобусного расписания необходимо вычислить разницу в среднем интервале отправления транспорта из одного города во второй и из второго пункта в третий.

Существует три звена для создания приложения, с помощью которого можно просматривать и редактировать базы данных:

• набор данных;
• источник информации;
• визуальные компоненты управления.

В случае Access роль таких звеньев выполняют:

1. Table.
2. DataSource.
3. DBGrid.

Приложения базы данных является нитью, которая связывает базу и пользователя:

БД => набор данных –=> источник данных => визуальные компоненты => пользователь

Набор данных:

• Table, в виде таблицы, навигационного доступа;
• Query, включая запрос, реляционный доступ.

Визуальными компонентами являются:

1. Сетки DBGrid, DBCtrlGrid.
2. Навигатор DBNavigator.
3. Разные аналоги Lable, Edit.
4. Компоненты подстановки.

Access характеризуется наличием следующих типов полей:

• текстовый, в виде текстовой строки с максимальной длиной до 255, заданной параметром «размер»;
• поле МЕМО, является текстом длиной до 65535 символов;
• числовой, в параметре «Размер поля» можно задать поле: байт, целое, действительное и другие;
• дата/время, необходимо для записи данных о времени;
• денежный, является специальным форматом для решения финансовых задач;
• счетчик, в виде автоинкрементного поля, который предназначен для ключевого поля, увеличивается на единицу после добавления новой записи и сохраняется в данное поле новой записи, что гарантирует разные значения для неодинаковых записей;
• логический, в виде «да или нет», «правда или ложь», «включен или выключен»;
• объект OLE, предназначен для хранения документов, картинок, звуков и другой информации, представляет собой частный случай BLOB, то есть полей (Binary Large Object), которые можно встретить в разных базах данных;
• гиперссылка, необходима для хранения ссылок на ресурсы в Интернете, характерна не для всех форматов баз данных, например, отсутствует в dBase и Paradox;
• подстановка.

Благодаря связи с обеспечением целостности таблиц осуществляется контроль удаления и модификации данных. С помощью монопольного доступа к базам данных в них производят фундаментальные изменения.

Создание условия на значение для проверки данных в поле

Применимо к: Microsoft
Office Access 2007

Печать

В этой статье рассматривается добавление
условий на значение в базу данных.
Условия на значение вносят ограничения
на данные, вводимые пользователем в
поле, а также помогают предотвратить
ввод данных неправильного типа или
объема.

Предполагаемое действие:

• Основные сведения об условиях на значение
• Проверка данных при вводе в поля таблицы
• Проверка данных при вводе в формы
• Проверка данных при выполнении операций импорта
• Справочные сведения об условиях на значение

Основные сведения об условиях на значение

Условия на значение вносят ограничения
на данные, которые пользователь может
ввести в поле таблицы или элемент
управления (например, поле ввода) в
форме.

В Microsoft Office Access 2007 предусмотрено
множество способов проверки данных, и
часто некоторые из этих способов
используются для задания условия на
значение.

Условие на значение можно
представить себе в виде набора уровней —
можно использовать некоторые или все
уровни проверки, чтобы обеспечить
правильный ввод данных пользователями.

• Типы данных.Типы данных обеспечивают первый уровень проверки. При разработке таблицы базы данных определяются типы данных для каждого поля в таблице, и эти типы данных служат ограничением на вводимые пользователями данные. Например, в поле типа даты и времени можно ввести только дату и время, а в поле денежного типа можно ввести только денежные данные и т. д.
• Размеры полей.Размеры полей обеспечивают другой уровень проверки. Например, при создании поля для хранения имен можно указать, что оно должно принимать не более 20 знаков. Так можно предотвратить вставку в поле больших объемов ненужного текста недобросовестными пользователями или ошибочный ввод неопытным пользователем имени и фамилии в поле, предназначенное для хранения только имени.
• Свойства таблицы.Свойства таблицы обеспечивают особые типы проверки. Например, если задать для свойстваОбязательное поле (Required)значениеДа, пользователи обязательно должны будут вводить значение в это поле.

Можно также использовать свойствоУсловие на значение (Validation Rule), чтобы
ограничить ввод только определенными
значениями, и свойствоСообщение об
ошибке (Validation Text)для предупреждения
пользователей об ошибках.

Например,
использование правила>100 And =требует ввода конечной даты, совпадающей
с начальной датой или более поздней.

Текст, введенный в свойствоСообщение
об ошибке (Validation Text), например «Введите
значения в пределах от 100 до 1000» или
«Введите конечную дату не ранее
начальной», сообщит пользователям о
допущенной ошибке и о том, как ее
исправить.

Инструкции по вводу условия на значение
в поле таблицы см. в разделе Проверка
данных при вводе в поля таблицыдалее в этой статье.

Маски ввода.Маски ввода можно использовать для проверки данных, если требуется, чтобы пользователи вводили значения в определенном формате. Например, с помощью маски ввода можно разрешить вводить даты только в европейском формате (2007.04.14).

Для проверки данных можно использовать
некоторые или все из описанных способов.
Некоторые из этих средств, например
типы данных, входят в состав базы данных
по умолчанию, но можно по своему усмотрению
использовать и другие средства: свойства
полей, условия на значение и маски ввода.

В этой статье рассматривается использование
свойств Сообщение об ошибке (Validation
Text)иУсловие на значение (Validation
Rule)в полях таблицы, запросах и элементах
управления форм. Полное описание других
средств проверки, таких как типы данных,
размеры полей и маски ввода выходит за
рамки данной статьи.

Дополнительные сведения о типах данных
и размерах полей см. в статье Изменение
типа данных для поля. Дополнительные
сведения о масках ввода см. статьюСозданиемаски ввода для ввода значений в поле
или элемент управления в определенном
формате.